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Wo sind meine neu angelegten Benutzer geblieben?

Fast wöchentlich wird die Frage „Ich habe einen neuen Benutzer angelegt, dieser erscheint jedoch nicht in der globalen Adressliste “ , auf www.MCSEboard.de gestellt. Die Lösung des Problems ist relativ einfach, und heißt einfach „Abwarten“. Warum das so ist?

Outlook 2003/2007 verwendet standardmäßig den Exchange-Cache-Modus. In diesem Modus wird auch ein Offlineadressbuch verwendet. Und genau das ist der Grund, dass es bei der Neuanlage von Benutzern einige Zeit dauert, bis der Benutzer im Offlineadressbuch angezeigt wird.

Damit der neue Benutzer im Offlineadressbuch angezeigt wird, müssen 2 Bedingungen erfüllt werden:

  • Der Exchange Server muss das Offlineadressbuch neu erstellt haben (dies erfolgt in der Standardkonfiguration täglich um 5:00 Uhr)
  • Outlook muss die Änderungen vom Server herunterladen (dies geschieht jeweils 24 Stunden nach der letzten Aktualisierung)

Betrachtet man nun die Zeitspannen für beide Bedingungen, ist es klar, warum die Lösung im 1. Absatz hieß „Abwarten“. Es kann nämlich bis zu 48 Stunden dauern, bis ein neuer Benutzer auf allen Outlook Clients angezeigt wird.

Nachfolgende Schritte beschreiben, wie Sie die beiden Bedingungen auch manuell erzwingen können

Starten Sie auf Ihrem Exchange Server den Exchange System-Manager (ESM)

  • erweitern Sie den Container Empfänger
  • klicken Sie auf Offlineadresslisten
  • klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Standard-Offlineadressliste, und wählen Sie Neu erstellen aus dem Kontext Menü
  • Bestätigen Sie das Info Fenster mit OK
  • starten Sie anschließend Outlook auf Ihrem Client, und zeigen Sie im Menü Extras auf Senden/Empfangen und klicken Sie auf Adressbuch herunterladen
  • Überprüfen Sie, dass im nachfolgenden Dialogfeld die Checkbox „Änderungen sei der letzten Übermittlung herunterladen“ aktiviert ist, und bestätigen Sie anschließend mit OK.

Ihr neu angelegter Benutzer sollte nun korrekt im Offlineadressbuch erscheinen. Wenn nein, dann starten Sie Outlook neu. Mit einem Neustart von Outlook wird auf jeden Fall ein neuer Download des Offlineadressbuches ausgelöst.

Weiterführende Themen:

Microsoft KB-841273 Administering the offline address book in Outlook 2003 and Outlook 2007