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Outlook 2003/2007 – wer hat den Termin erstellt/geändert?

Wird in einer Exchange 2003 Umgebung ein Öffentlicher Ordner vom Typ Kalender verwendet (z.B. zum Verwalten von Unternehmensterminen) ist in der Standard Kalenderansicht von Outlook 2003/2007 nicht ersichtlich wer einen Termin erstellt oder geändert hat. Dies ist jedoch sehr oft wünschenswert, wenn die zugreifenden Benutzer die Berechtigungsstufe 6 (Alle Elemente bearbeiten/löschen) besitzen.

Mit einer eigenen Ansicht ist dies jedoch sehr einfach möglich. Bitte beachten Sie, dass die Vorgangsweise dazu für Outlook 2003/ 2007 leicht unterschiedlich ist.

Um eine eigene Ansicht in Outlook 2003 zu erstellen, aktivieren Sie den gewünschten Ordner, und klicken Sie auf:

  1. Ansicht -> Anordnen nach -> Ansichten definieren
  2. Im Fenster „Benutzerdefinierte Ansichten verwalten“ klicken Sie auf Neu.
  3. Geben Sie der neuen Ansicht einen aussagekräftigen Namen (z.B. Kalenderänderungen), wählen Sie den Typ Tabelle aus dem Fenster „Ansichtentyp“ und aktiveren Sie den Radio-Button Diesen Ordner für alle Benutzer sichtbar, um die Ansicht allen Benutzern des Öffentlichen Ordner zur Verfügung zu stellen.
    Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.
  4. Klicken Sie anschließend auf den Button Felder, markieren Sie im rechten Auswahlfeld die nicht benötigten Felder (z.B. Symbol, Anlage, Serientyp usw.) und klicken Sie auf Entfernen.
  5. Die für uns interessanten Felder verstecken sich in den E-Mail Feldern. Wählen Sie dazu aus dem Drop-Down Menü „Verfügbare Felder auswählen aus“ den Punkt Alle E-Mail-Felder – Bild 1(1).
  6. Aktivieren Sie im linken Auswahlfeld die Felder Erstellt, Geändert, Geändert von und Von – Bild 1(2) – und klicken Sie auf Hinzufügen – Bild 1(3).
  7.  Ändern Sie die Reihenfolge der Felder mit den Bottons Nach oben bzw. Nach unten nach Ihren Wünschen, und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit 2x OK und anschließend mit Ansicht übernehmen.

zum Vergrößern klicken...

Benutzen Sie zur Unterstützung der Konfiguration nebenstehenden Screenshot (Bild 1)

Die neue Ansicht ist nun für jeden Outlook 2003 Benutzer über Ansicht -> Anordnen nach -> Kalenderansicht -> Kalenderänderungen verfügbar.

zum Vergrößern klicken...Outlook 2007 Benutzer klicken auf Ansicht (1) -> Aktuelle Ansicht (2) -> Ansichten definieren (3). Die Schritte 2 – 6 sind für beide Outlook Versionen gleich.
Um die neu erstellte Ansicht in Outlook 2007 übernehmen, klicken Sie auf Ansicht -> Aktuelle Ansicht, und wählen Sie Ihre neue erstellte Ansicht aus dem Drop Down Menü aus (siehe Screenshot).

Hinweis: Die Felder bedeuten im Einzelnen:

  • Erstellt: wann wurde der Termin erstellt
  • Geändert: wann wurde der Termin geändert
  • Von: wer hat den Termin erstellt
  • Geändert von: von wem wurde der Termin geändert

zum Vergrößern klicken...Im linken Screenshot ist das Ergebnis der neuen Ansicht zu sehen. Im ersten Eintrag des Firmen- kalenders wurde durch den Administrator ein Termin erstellt und dieser dann durch den Benutzer Susi Schreibfaul geändert. Genauso wie in Zeile 3, in der ein Termin durch Susi Schreibfaul erstellt, und an- schließend durch Max Mustermann geändert wurde.
Wie Sie an diesem Beispiel sehen, lassen sich durch unterschiedliche Ansichten eine Menge von Aufgaben lösen.