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Konfiguration automatischer Antwort-Mails (Autoresponder) in Exchange 2003.

In manchen Unternehmen ist es wünschenswert, dass eine eingehende Nachricht an eine bestimme E-Mail-Adresse (z.B. Support) mit einer Standardnachricht beantwortet wird.
Da auf diese Art von Nachrichten meistens eine Gruppe von Benutzern Zugriff haben soll, eigenen sich E-Mail aktivierte Öffentliche Ordner besonders für derartige Aufgaben.

Beispiel:
Nachrichten, die an support@sbspraxis.de gesendet werden, sollen mit einer Standardnachricht beantwortet werden

Hinweis: Damit Sie die weiter unten angeführte Regel für die automatische Antwort erstellen können, müssen Sie als Administrator angemeldet sein.

  1. Erstellen Sie einen öffentlichen Ordner wie hier beschrieben (z.B. Support).
  2. Ändern Sie die Berichtungen für den soeben erstellten Ordner.

Hinweis: Der Benutzer Anonym muss die Berechtigungsstufe 1 (Elemente erstellen) haben, damit externe Nachrichten (außerhalb Ihrer Exchange Domäne) an diesen Ordner gesendet werden dürfen.

  1. Wie Sie einen öffentlichen Ordner E-Mail aktivieren und die SMTP Adresse des Ordners überprüfen, wird ebenfalls hier beschrieben.
  2. Wenn der öffentliche Ordner auch in den Exchange Adresslisten angezeigt werden soll, führen Sie auch die hier beschriebenen Schritte durch.
Erstellen einer Autoantwort mit Hilfe des Outlook Ordner-Assistent.
  1. Aktivieren Sie in der Ordnerlisten Ansicht den zuvor erstellten Öffentlichen Ordner
    (z.B. Support), klicken Sie rechts, und wählen Sie Eigenschaften aus dem Kontextmenü.
  2. Aktivieren Sie das Register Ordnerverwaltung.
  3. Klicken Sie auf den Button Ordner-Assistent.

Hinweis: Sie können diese Konfiguration nur in der Ordnerlisten Ansicht durchführen. Wenn Sie den Ordner in der Favoritenliste auswählen, ist der Button Ordner-Assistent nicht aktiviert.

  1. Klicken Sie auf Regel hinzufügen.
  2. Aktivieren Sie die Checkbox Antworten mit im Fenster Regel bearbeiten.
  3. Klicken Sie anschließend auf Vorlage.
  4. Geben Sie im darauf erscheinenden Nachrichten Fenster Betreff und den gewünschten Text ein, den der Absender erhalten soll.
  5. Klicken Sie anschließend auf Datei und wählen Sie speichern und schließen.
  6. Bestätigen Sie Ihre Eingaben im Fenster Regel bearbeiten mit OK.
  7. Bestätigen Sie die nun folgende Meldung „Diese Regel betrifft alle eingehenden Nachrichten“ mit JA.

Testen Sie Ihre Konfiguration, indem Sie eine Nachricht an den öffentlichen Ordner senden
(z.B. support@sbspraxis.de). Als Antwort sollten Sie die von Ihnen in Punkt 7 erstellte Nachricht erhalten.

Um auch Antworten an Absender außerhalb Ihrer Exchange Domäne zuzulassen, muss im Exchange Server noch die Funktion "Automatische Antworten zulassen" aktiviert werden.

  1. Starten Sie den Exchange-System-Manager.
  2. Erweitern Sie das Objekt Globale Einstellungen.
  3. Aktivieren Sie Internet-Nachrichtenformate und anschließend Standard im rechten Eigenschaftsfenster.
  4. Klicken Sie rechts, und wählen Sie Eigenschaften aus dem Kontextmenü.
  5. Aktivieren Sie das Register Erweitert.
  6. Aktivieren Sie die Checkbox Automatische Antworten zulassen.
  7. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.

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