Auf dieser Downloadseite von Microsoft ist seit kurzem auch die deutsche Version des Outlook (2003/2007) Connector für Hotmail verfügbar. Mit diesem Connector ist es möglich mit Outlook 2003/2007 auf ein Windows Live Hotmail- oder Office Live Mail-Konto zuzugreifen und dieses auch zu verwalten.

Fast wöchentlich wird die Frage „Ich habe einen neuen Benutzer angelegt, dieser erscheint jedoch nicht in der globalen Adressliste “ , auf www.MCSEboard.de gestellt. Die Lösung des Problems ist relativ einfach, und heißt einfach „Abwarten“. Warum das so ist?

Outlook 2003/2007 verwendet standardmäßig den Exchange-Cache-Modus. In diesem Modus wird auch ein Offlineadressbuch verwendet. Und genau das ist der Grund, dass es bei der Neuanlage von Benutzern einige Zeit dauert, bis der Benutzer im Offlineadressbuch angezeigt wird.

Damit der neue Benutzer im Offlineadressbuch angezeigt wird, müssen 2 Bedingungen erfüllt werden:

• Der Exchange Server muss das Offlineadressbuch neu erstellt haben (dies erfolgt in der Standardkonfiguration täglich um 5:00 Uhr)
• Outlook muss die Änderungen vom Server herunterladen (dies geschieht jeweils 24 Stunden nach der letzten Aktualisierung)

Betrachtet man nun die Zeitspannen für beide Bedingungen, ist es klar, warum die Lösung im 1. Absatz hieß „Abwarten“. Es kann nämlich bis zu 48 Stunden dauern, bis ein neuer Benutzer auf allen Outlook Clients angezeigt wird.

Nachfolgende Schritte beschreiben, wie Sie die beiden Bedingungen auch manuell erzwingen können.

• starten Sie auf Ihrem Exchange Server den Exchange System-Manager (ESM)
• erweitern Sie den Container Empfänger
• klicken Sie auf Offlineadresslisten
• klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Standard-Offlineadressliste, und wählen Sie Neu erstellen aus dem Kontext Menü
• Bestätigen Sie das Info Fenster mit OK
• starten Sie anschließend Outlook auf Ihrem Client, und zeigen Sie im Menü Extras auf Senden/Empfangen und klicken Sie auf Adressbuch herunterladen
• Überprüfen Sie, dass im nachfolgenden Dialogfeld die Checkbox „Änderungen sei der letzten Übermittlung herunterladen“ aktiviert ist, und bestätigen Sie anschließend mit OK.

Ihr neu angelegter Benutzer sollte nun korrekt im Offlineadressbuch erscheinen. Wenn nein, dann starten Sie Outlook neu. Mit einem Neustart von Outlook wird auf jeden Fall ein neuer Download des Offlineadressbuches ausgelöst.

Weiterführende Themen:
Microsoft KB-841273 Administering the offline address book in Outlook 2003 and Outlook 2007

Haben Sie sich auch schon manchmal über die Suchfunktion im Outlook Adressbuches gewundert? Warum kann ich z.B. nicht nach Vornamen suchen? Nun, ein Blick hinter die Kulissen bringt die Lösung.

Outlook 2003/2007 verwendet in der Standardeinstellung den Cache-Modus. Und im Cache-Modus wird auch ein Offline Adressbuch verwendet. Dabei ist zu beachten, dass das Offline Adressbuch für die Namensauflösung nur Indizes für folgende Eigenschaften unterstützt.

• Nachname
• Anzeigename
• Alias
• Büro
• Primäre SMTP Adresse
• Primäre X500 Adresse

Durch die Einschränkung der Indizes ergeben sich gerade für den deutschsprachigen Anwender gewisse Einschränkungen, da hier ja meistens nach Nachname / Vorname sortiert wird. Folgende 2 Beispiele sollen dies verdeutlichen:

• Nachname: Mustermann
• Anzeigename: Max Mustermann

In der Standardeinstellung der Globalen Adressliste (Anzeigename und Sortierung nach „Vorname Nachname“) würden Sie den Benutzer finden, wenn Sie nach „Max“, „Mustermann“ und „Max Mustermann“ suchen.

Wenn Sie jedoch den Anzeigenamen wie im deutschsprachigen Raum üblich auf “Nachname, Vorname” ändern, schaut es mit der Suche schon etwas trister aus.

• Nachname: Mustermann
• Anzeigename: Mustermann, Max

Hier bringt nur noch die Suche nach „Mustermann“ Erfolg, da es keine Liste mehr gibt, die mit „Max“ beginnt.

Abhilfe schafft hier die Installation des Microsoft Office 2003 Service Pack 2 (SP2), da dann auch das Attribut PR_GIVEN_NAME heruntergeladen wird. Nach der Installation des SP2 sollte daher auch die Suche nach „Max“ in unserem 2. Beispiel mit Erfolg gekrönt sein.

Weiterführende Themen:
Microsoft KB-841273 Administering the offline address book in Outlook 2003 and Outlook 2007

Die Datenbankgröße eines Exchange 2000 Standard oder Exchange 2003 Standard ohne Service Pack 2, wie er im Windows 2000/2003 Small Business Server eingesetzt wird, ist auf 16 GB begrenzt.
Wird nun diese Datenbankgröße erreicht, reicht es nicht einfach aus einige E-Mails zu löschen, es muss auch eine Offline Defragmentierung durchgeführt werden, um die physische Datenbankgröße tatsächlich zu verkleinern. Durch die tägliche Online Defragmentierung wird nämlich nur innerhalb der Datenbank Speicher freigemacht, nicht jedoch die physische Größe der Datenbank verkleinert.

Bevor Sie jedoch eine Offline Defragmentierung durchführen, sollen Sie einige wichtige Punkte beachten, und diese in der Reihenfolge nach abarbeiten:

• Wenn eine Aufbewahrungsrichtlinie besteht, deaktivieren Sie diese, oder setzen Sie diese auf einen Tag
• Weisen Sie die Benutzer an ihr Postfach zu bereinigen
• Warten Sie bis die die eingestellte Aufbewahrungsrichtlinie abgelaufen ist, und eine Onlinedefragmentierung durchgeführt wurde (ID 7812 im Eventlog)
• Führen Sie die Offline Defragmentierung mit dem Tool eseutil durch.

Weiterführende Themen:
Microsoft KB-256352 – Online Defragmentation Does Not Reduce Size of .edb Files
Microsoft KB-328804 – How to defragment Exchange databases
Microsoft KB-192185 – Defragmentieren mithilfe des Dienstprogramms “Eseutil” (Eseutil.exe)
www.SBSPraxis.de – Konfiguration der Richtlinie für gelöschte Objekte in Exchange 2003

Wie allgemein bekannt, übernahm vor fast einem Jahr Microsoft die Sysinternals Tools von Mark Russinovic. Für den deutschsprachigen Anwender ist nun auch eine lokalisierte Version des Windows Sysinternals Techcenter verfügbar.

Mit dem Service Pack 2 für Exchange 2003 Standard, der auch im Windows 2003 Small Business Server verwendet wird, fiel u.a. auch das für viele Administratoren beengende Limit der Datenbankgröße von 16 GB.
Bevor Sie aber nur gleich das Limit auf die neue maximale Größe von 75 GB hochsetzen, bedenken Sie bitte nachfolgende, und für die Betriebssicherheit des Exchange Servers wichtige Punkte:

• Festplattengröße (die freie Kapazität sollte auf jeden die 2 fache Größe der Exchange Datenbanken betragen)
• Kapazität Ihres Sicherungsmedium
• Zeitfenster für die Sicherung, usw.

Aus diesem Grund empfehle ich Ihnen auch nur eine schrittweises Anheben der maximalen Datenbankgröße. Nach der Installation des Service Pack 2 wurde die maximale Datenbankgröße bereits auf 18 GB angehoben. Um dieses Limit nun noch weiter anzuheben ist ein Eintrag in der Registry Ihres Windows 2003 Small Business Server notwendig.

• Starten Sie dazu den Registrierungs-Editor über Start -> Ausführen -> Regedit auf Ihrem Windows 2003 Small Business Server
• Navigieren Sie zum Schlüssel HKEY_LOCAL_Machine\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\
  MSExchangeIS\Ihr_Server\private GUID
• Klicken Sie auf der rechten Seite des Naviationsfenster auf NEU -> DWORD-Wert und erstellen Sie einen neuen DWORD-Wert mit dem Namen Database Size Limit in GB .
• Aktivieren Sie den neu erstellten Wert mit Klick auf die rechte Maustaste, und wählen Sie Ändern aus dem Kontextmenü. Tragen sie dann denn gewünschten Wert für die neue maximale Datenbankgröße in dezimaler Form ein.

Sinnvoll ist es in diesem Zusammenhang gleich einen weiteren Wert in die Registry einzutragen, der in der Ereignisanzeige warnt, wenn die Datenbank einen bestimmten Prozentwert der maximalen Größe erreicht hat.
Erstellen Sie daher an gleicher Stelle wie vorher einen neuen DWORD-Wert mit dem Namen Database Size Buffer Warning in Percentage und tragen Sie bei Wert z.B. 25 ein. Dies bedeutet, dass eine Warnung (ID 9689) in die Ereignisanzeige geschrieben wird, wenn nur mehr 25% Prozent der maximalen Datenbankgröße frei sind.

Die Abfrage der Datenbankgröße erfolgt bei der täglichen Datenbankwartung (Online Defragmentierung). Die ID ließe sich mit einem geeigneten Tool abfragen, und z.B. eine Warnung (E-Mail) an den Administrator senden. Auf www.ServerHowTo.de finden Sie dazu einen hervorragenden Artikel von Götz Weinmann.

Damit die neuen Einträge auch übernommen werden, müssen Sie anschließend den Informationsspeicher neu starten.

Weiterführende Links:
Download Exchange 2003 ServicePack 2
Microsoft Technet – Database Size Limit Configuration and Management
ServerHowTo.de – Laufende Wartung eines Microsoft Exchange 2000/2003 Servers