Der Favoritenordner in Outlook 2003/2007 dient dem schnellen Zugriff auf Öffentliche Ordner, ohne sich mühsam durch die Öffentliche Ordnerstruktur quälen zu müssen. Wie Sie den Favoritenordner von Outlook 2003/2007 einsetzen erfahren Sie in einem HowTo auf www.SBSPraxis.de.

Leider hat sich bei der Entwicklung der Benutzeroberfläche von Outlook 2003/2007 eine Unstimmigkeit eingeschlichen. Während es z.B. bei Kontakt-, oder Kalender- ordner reicht, diese zu den Favoriten hinzuzufügen, damit sie anschließend im Favoritenordner angezeigt werden, ist bei E mail aktivierten Ordnern ein zusätzlicher Schritt nötig.

• Fügen Sie den gewünschten E-Mail aktivierten Ordner zum Order Favoriten hinzu (siehe dazu HowTo auf SBSPraxis.de).
• Erweitern Sie anschließend den Favoritenorder.
• Aktivieren Sie den eben hinzugefügten E-Mail aktivierten Ordner mit der rechten Maustaste, und wählen Sie Zu Favoritenordner hinzufügen aus dem Kontextmenü.
• Der auf diese Art aktivierte Ordner ist nun auch in der E-Mail Ansicht im Favoritenorder sichtbar.

In Outlook 2003/2007 ist über die Schaltfläche Navigationsbereich auch der Ordner Verknüpfungen erreichbar. In diesem Ordner ist es möglich Verknüpfungen zu externen Programmen, ständige benötigten Webseiten oder Ordner aus dem Filesystem herzustellen. Anhand einem Beispiel möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie dieses praktische Feature in Outlook 2003/2007 nützen können. (weiterlesen…)

Eine der Neuerungen von Outlook 2007 ist die Funktion, Mail-Anhänge bereits in der Vorschau zu betrachten zu können, ohne die betreffende Applikation starten zu müssen. Diese äußert praktische und zeitsparende Funktion gilt leider nicht für PDF Anhänge.

Als Lösung stellt Tim Heuer hat auf seinem Blog den „Foxit PDF Preview Handler“ zum freien Download zur Verfügung.
Die Installation ist einfach. Ein Doppelklick auf Datei in Ihrem Downloadverzeichnis startet die Installation. Nach dem Neustart von Outlook 2007 und Klick auf einen PDF Dateianhang, erfolgt die übliche Sicherheitswarnung von Outlook, die Sie für diesen Dateityp getrost deaktivieren können. Zukünftig werden Ihnen nun PDF Dateianhänge direkt im Vorschaufenster angezeigt.

Leider ist dieses praktische Add-on derzeit nur für die Kombination Outlook 2007 und VISTA verfügbar. Wie aber Tim Heuer auf seinem Blog mitteilt, arbeitet er auch an einer Version für Windows XP und Outlook 2007.

Blog Tim Heuer – Download Foxit PDF Preview Handler

Kaum habe ich meinen Beitrag veröffentlicht, bekomme ich auch schon den Hinweis eines aufmerksamen MCSEboard Member (DLensing), dass der Acrobat Reader ab der Version 8.1 auch die Vorschaufunktion für Outlook 2007 mitbringt. Zudem wird in dieser Version auch Outlook 2007 und Windows XP unterstützt.

Wenn Sie also den Acrobat Reader als Ihren Standard PDF Reader verwenden, sollten Sie diesen auf die Version 8.1 updaten.

Nach Installation des SP3 für Office 2003 berichten mehrere Benutzer auf www.MCSEboard.de über Probleme bei der Verwendung von benutzerdefinierten Formularen in Outlook. Beim Öffnen von Outlook Formularen (*.oft) wird die Fehlermeldung „Das benuzterdefinierte Formular konnte nicht geöffnet werden. Outlook wird stattdessen ein Outlook-Formular verwenden“ angezeigt. Obwohl Microsoft bereits mit dem Office 2003 SP2 Änderungen bei den benutzerdefinierten Eigenschaften in Outlook (KB-907985) eingeführt hat, scheinen sich manche erst mit Office SP3 auszuwirken.

Um das alte Verhalten wieder herzustellen sind 2 Einträge in der Registry notwendig.

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\Options\Mail
“AllowTNEFtoCreateProps”=dword:00000000
“AllowMSGFilestoCreateProps”=dword:00000001

Dieser Registry Eintrag sollte aber nur eine Übergangslösung sein, da dieser Registry Eintrag in Outlook 2007 nicht mehr wirksam ist. Nähere Informationen finden Sie dazu in den nachstehenden Links.

www.MCSEboard.de – Outlook 2003 SP3: Problem mit benutzerdefinierten Formularen
Mike Cox – Microsoft Office 2003 SP3 Breaks Outlook Forms (.oft)
Microsoft KB-907985 – Changes to custom properties in Outlook
Microsoft KB-929590 – Known issues when you develop custom solutions for Office Outlook 2007
Microsoft White Paper – Office 2003 Document: Office 2003 Service Pack 3 White Paper

Wird in einer Exchange 2003 Umgebung ein Öffentlicher Ordner vom Typ Kalender verwendet (z.B. zum Verwalten von Unternehmensterminen) ist in der Standard Kalenderansicht von Outlook 2003/2007 nicht ersichtlich wer einen Termin erstellt oder geändert hat. Dies ist jedoch sehr oft wünschenswert, wenn die zugreifenden Benutzer die Berechtigungsstufe 6 (Alle Elemente bearbeiten/löschen) besitzen.

Mit einer eigenen Ansicht ist dies jedoch sehr einfach möglich. Bitte beachten Sie, dass die Vorgangsweise dazu für Outlook 2003/ 2007 leicht unterschiedlich ist. (weiterlesen…)

Outlook Anwender werden immer wieder vor die Aufgabe gestellt, entweder den kompletten Inhalt eines Kalenders zu löschen oder zumindest Teile davon zu entfernen. Mit der herkömmlichen Methode, einzelne Termine zu markieren und zu löschen, ist dies natürlich eine äußerst mühsame Angelegenheit. Schneller geht es, wenn folgende Technik angewendet wird:

• Aktivieren Sie den gewünschten Kalender, und klicken Sie in der Outlook 2007 Menüleiste auf Ansicht -> Anordnen nach -> Kategorien.
• Outlook 2003 Anwender wählen Ansicht -> Anordnen nach -> Aktuelle Ansicht -> nach Kategorie
• Alle Termine erscheinen nun in übersichtlicher tabellarischer Ansicht, und können bequem markiert und gelöscht werden.

Anwendern, denen die vorhandenen Ausdruck- möglichkeiten der Outlook 2007 Kalender Vorlagen nicht reichen, stellt Microsoft den kostenlosen Kalenderdruck-Assistenten zur Verfügung.
Der Screenshot zeigt eine der vielen Varianten, die dieses interessante Tool ermöglicht. So ist es wie im Beispiel zu sehen, ohne Probleme möglich mehrer Kalender gleichzeitig auf einem Ausdruck darzustellen.

Der Kalenderdruck-Assistent setzt .NET Framework 3.0 voraus, sollte dieses noch nicht auf dem Computer installiert sein, bietet die Installationsroutine an, es automatisch herunterzuladen und zu installieren.
Kleiner Wermutstropfen, das Programm muss über das Menü Office-Tools gestartet werden. Dank der Verknüpfungen von Outlook 2007 (siehe Link) kann er aber auch direkt über Outlook 2007 gestartet werden.

Download des Outlook 2007 Kalenderdruck-Assistenten
blog.SBSPraxis.de – Outlook 2003/2007 – Verknüpfungen anlegen

Abwesenheitsbenachrichtigungen werden nicht an das Internet gesendet
In der Standardeinstellung eines Exchange Servers werden Abwesenheits- benachrichtigungen (OOF) die an Internet-Empfänger gesendet werden unterdrückt.

1. Um dies zu ändern, starten Sie den ESM (Exchange System-Manager)
2. Erweitern Sie Globale Einstellungen und aktivieren Sie Internet-Nachrichtenformate
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste im rechten Auswahlfenster auf Standard, und wählen Sie Eigenschaften aus dem Kontextmenü
4. Aktivieren Sie das Register Erweitert, und aktivieren Sie die Checkbox Abwesenheitsbenachrichtigungen zulassen.
5. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK, schließen Sie alle Fenster, und starten Sie den virtuellen Standardserver für SMTP neu.

Im Junk-E-Mail Filter von Outlook landen täglich sehr viele SPAM-Mail. Kann ich trotzdem die Abwesenheitsbenachrichtigung verwenden.
Nein, auf keinen Fall. Die OOF Meldung wird beim Eintreffen einer Nachricht in den Posteingang generiert. Erst dann wird der Junk-E-Mail Filter aktiv. Sie würden also in diesem Fall auf jedes SPAM-Mail antworten.

Kann OOF auch für e-mail aktivierte öffentliche Ordner aktiviert werden?
Nein, dafür gibt es keine Funktion. Sie können aber als Workaround, den hier beschriebenen „Autoresponder“ verwenden

Auf dieser Downloadseite von Microsoft ist seit kurzem auch die deutsche Version des Outlook (2003/2007) Connector für Hotmail verfügbar. Mit diesem Connector ist es möglich mit Outlook 2003/2007 auf ein Windows Live Hotmail- oder Office Live Mail-Konto zuzugreifen und dieses auch zu verwalten.

Fast wöchentlich wird die Frage „Ich habe einen neuen Benutzer angelegt, dieser erscheint jedoch nicht in der globalen Adressliste “ , auf www.MCSEboard.de gestellt. Die Lösung des Problems ist relativ einfach, und heißt einfach „Abwarten“. Warum das so ist?

Outlook 2003/2007 verwendet standardmäßig den Exchange-Cache-Modus. In diesem Modus wird auch ein Offlineadressbuch verwendet. Und genau das ist der Grund, dass es bei der Neuanlage von Benutzern einige Zeit dauert, bis der Benutzer im Offlineadressbuch angezeigt wird.

Damit der neue Benutzer im Offlineadressbuch angezeigt wird, müssen 2 Bedingungen erfüllt werden:

• Der Exchange Server muss das Offlineadressbuch neu erstellt haben (dies erfolgt in der Standardkonfiguration täglich um 5:00 Uhr)
• Outlook muss die Änderungen vom Server herunterladen (dies geschieht jeweils 24 Stunden nach der letzten Aktualisierung)

Betrachtet man nun die Zeitspannen für beide Bedingungen, ist es klar, warum die Lösung im 1. Absatz hieß „Abwarten“. Es kann nämlich bis zu 48 Stunden dauern, bis ein neuer Benutzer auf allen Outlook Clients angezeigt wird.

Nachfolgende Schritte beschreiben, wie Sie die beiden Bedingungen auch manuell erzwingen können.

• starten Sie auf Ihrem Exchange Server den Exchange System-Manager (ESM)
• erweitern Sie den Container Empfänger
• klicken Sie auf Offlineadresslisten
• klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Standard-Offlineadressliste, und wählen Sie Neu erstellen aus dem Kontext Menü
• Bestätigen Sie das Info Fenster mit OK
• starten Sie anschließend Outlook auf Ihrem Client, und zeigen Sie im Menü Extras auf Senden/Empfangen und klicken Sie auf Adressbuch herunterladen
• Überprüfen Sie, dass im nachfolgenden Dialogfeld die Checkbox „Änderungen sei der letzten Übermittlung herunterladen“ aktiviert ist, und bestätigen Sie anschließend mit OK.

Ihr neu angelegter Benutzer sollte nun korrekt im Offlineadressbuch erscheinen. Wenn nein, dann starten Sie Outlook neu. Mit einem Neustart von Outlook wird auf jeden Fall ein neuer Download des Offlineadressbuches ausgelöst.

Weiterführende Themen:
Microsoft KB-841273 Administering the offline address book in Outlook 2003 and Outlook 2007