Auch mit E-Mail Clients, die nur die Protokolle POP3 und IMAP unterstützen, können Sie auf den Exchange Server Ihres SBS (Microsoft Small Business Server) zugreifen. Der Exchange Server bietet dafür die beiden Dienste „Microsoft Exchange POP3“ und „Microsoft Exchange IMAP4“. Beide Dienste sind in der Grundkonfiguration jedoch deaktiviert, und müssen in der MMC „Dienste“ aktiviert und gestartet werden.

1. Starten Sie die MMC „Dienste“ über Start -> Ausführen -> services.msc und Klick auf OK.
2. Navigieren Sie zum Dienst „Microsoft Exchange POP3“, klicken Sie mit der rechten Maustaste, und wählen Sie Eigenschaften aus dem Kontextmenü.
3. Wählen Sie im Eigenschafts-Fenster des Dienstes den Starttyp Automatisch (1) und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Übernehmen
4. Anschließend können Sie den Dienst mit einem Klick auf den Button Starten (2) aktivieren.

Um auch den IMAP4 Dienst zu aktivieren, wählen Sie den Dienst “Microsoft Exchange IMAP4″ aus, und führen die Schritte 3-4 durch.

Anruf eines Kunden, der seinen SBS 2000 selbst betreut. „Wir können den Exchange Server nicht mehr starten“. Auf die Nachfrage, ob es in der letzten Zeit noch andere Probleme gegeben hätte, erhalte ich die Antwort „Ja, die Datensicherung meldet seit einiger Zeit Fehler, aber ich bin noch nicht dazugekommen, diese zu überpüfen!“.

Nach einem Blick in die Ereignisanzeige (ID:9518 – Protokolldatenträger ist voll) war es klar. Da die Datensicherung nicht funktionierte, wurden auch die Exchange Transaktionsprotokolle nicht gelöscht. Nach einigen Tagen war die Partition, auf denen die Transaktionslogs gespeichert wurden (in diesem Fall die Systempartition) voll, und der Informationsspeicher heruntergefahren.

Was nun tun. Keine Angst, der Exchange Server sorgt auch für diesen Fall vor. Im Transaktionslogverzeichnis werden bei der 1. Bereitstellung des Informationsspeichers die beiden Dateien res1.log und res2.log angelegt. Diese Dateien sind ausschließlich Platzhalter, und dienen dazu, dass im Falle einer vollen Festplatte die letzten Transaktionen noch sauber geschrieben werden können, und dann der Informationsspeicher ordnungsgemäß beendet wird.

Um die Transaktionsprotokolle auf eine Festplatte mit genügend freier Kapazität zu verschieben, gehen Sie einfach wie in meinem HowTo auf SBSPraxis.de beschrieben vor. Sofort nach Bestätigung der neuen Konfiguration, beginnt der Exchange Server mit dem Verschieben der Dateien.

Anschließend lässt sich der Informationsspeicher wieder normal bereitstellen. Ein abschließendes Vollbackup befreit den Datenträger wieder von den nicht mehr benötigten Transaktionsprotokollen.

Hinweis: Auch die Informationsspeicher lassen sich im Offline Modus verschieben. Gehen Sie dazu gleich vor, wie in meinem HowTo beschrieben.

Im Übrigen, das Problem mit der Datensicherung konnte schnell geklärt werden. Der Kunde sichert auf eine externe Festplatte, und ein Mitarbeiter hatte diese nach Haus mitgenommen, um seinen privaten Notebook zu sichern. Leider hatte er vergessen, die Festplatte anschließend wieder mit in das Büro zu nehmen. Schön, dass es in allen Betrieben „menschelt“

Weiterführende Themen:
SBSPraxis.de – So verschieben Sie Exchange-Datenbanken und -Protokolle in Exchange Server 2003

In der Standardkonfiguration des Exchange 2003 wird das Register Sicherheit nur für die wichtigsten Objekte angezeigt. Um dieses Verhalten zu ändern, bzw. das Register Sicherheit bei allen Objekten anzuzeigen ist ein Eintrag in der Registry notwendig.

• Starten Sie über Start -> Ausführen -> regedit.exe den Registrierungseditor.
• Navigieren Sie zu HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Exchange\ExAdmin.
• Erstellen Sie hier einen neuen DWORD-Wert mit dem Namen ShowSecurityPage und ändern Sie den Wert auf 1.

Bitte beachten Sie, dass diese Einstellung nur für den angemeldeten Benutzer gilt

Wenn Sie auf einem Windows 2003 Small Business Server mit SP1 den Internet Explorer 7 installieren, können Sie beim Arbeiten mit Exchange System-Manager (ESM) nachfolgende Fehlermeldung erhalten.

Grund ist ein Konflikt der Datei Psapi.dll, die der IE7 in einer neueren Version verwendet.
Um den Fehler zu beheben, beenden Sie den Dienst „Microsoft Exchange-Systemaufsicht“ und benennen Sie die Datei Psapi.dll im Verzeichnis C:\Programme\Exchsrvr\bin in Psapi.old um. Starten Sie anschließend wieder den Dienst „Microsoft Exchange-Systemaufsicht“ und „Microsoft Exchange-Informationsspeicher“.
Bitte beachten Sie, wenn der Dienst „Microsoft Exchange-Systemaufsicht“ beendet wird, kann kein Client mehr auf den Exchange Server zugreifen.

Wenn unterhalb eines „Öffentlichen Ordners“ neue „Öffentliche Ordner“ erstellt werden, dann werden nur bei der Neuerstellung die Rechte des übergeordneten Ordners übernommen. Ändern Sie dagegen nachträglich die Rechte eines übergeordneten „Öffentlichen Ordners“, werden die geänderten Werte nicht weitervererbt.

Um nicht alle Rechte „zu Fuß“ ändern zu müssen, können Sie dies jedoch bequem im Exchange System-Manager (ESM) durchführen.

• Führen Sie im gewünschten „Öffentlichen Ordner“ die Änderungen durch.
• Klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste auf den „Öffentlichen Ordner“ und wählen Sie Alle Aufgaben -> Einstellungen verwalten.
  Hinweis: Dieser Menüpunkt ist nur dann aktiv, wenn auch tatsächlich weitere „Öffentliche Ordner/Unterordner“ vorhanden sind.
• Wählen Sie im daraufhin geöffneten Assistenten die Optionen aus, die an alle Unterordner weitergegeben werden sollen.

Fast wöchentlich wird die Frage „Ich habe einen neuen Benutzer angelegt, dieser erscheint jedoch nicht in der globalen Adressliste “ , auf www.MCSEboard.de gestellt. Die Lösung des Problems ist relativ einfach, und heißt einfach „Abwarten“. Warum das so ist?

Outlook 2003/2007 verwendet standardmäßig den Exchange-Cache-Modus. In diesem Modus wird auch ein Offlineadressbuch verwendet. Und genau das ist der Grund, dass es bei der Neuanlage von Benutzern einige Zeit dauert, bis der Benutzer im Offlineadressbuch angezeigt wird.

Damit der neue Benutzer im Offlineadressbuch angezeigt wird, müssen 2 Bedingungen erfüllt werden:

• Der Exchange Server muss das Offlineadressbuch neu erstellt haben (dies erfolgt in der Standardkonfiguration täglich um 5:00 Uhr)
• Outlook muss die Änderungen vom Server herunterladen (dies geschieht jeweils 24 Stunden nach der letzten Aktualisierung)

Betrachtet man nun die Zeitspannen für beide Bedingungen, ist es klar, warum die Lösung im 1. Absatz hieß „Abwarten“. Es kann nämlich bis zu 48 Stunden dauern, bis ein neuer Benutzer auf allen Outlook Clients angezeigt wird.

Nachfolgende Schritte beschreiben, wie Sie die beiden Bedingungen auch manuell erzwingen können.

• starten Sie auf Ihrem Exchange Server den Exchange System-Manager (ESM)
• erweitern Sie den Container Empfänger
• klicken Sie auf Offlineadresslisten
• klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Standard-Offlineadressliste, und wählen Sie Neu erstellen aus dem Kontext Menü
• Bestätigen Sie das Info Fenster mit OK
• starten Sie anschließend Outlook auf Ihrem Client, und zeigen Sie im Menü Extras auf Senden/Empfangen und klicken Sie auf Adressbuch herunterladen
• Überprüfen Sie, dass im nachfolgenden Dialogfeld die Checkbox „Änderungen sei der letzten Übermittlung herunterladen“ aktiviert ist, und bestätigen Sie anschließend mit OK.

Ihr neu angelegter Benutzer sollte nun korrekt im Offlineadressbuch erscheinen. Wenn nein, dann starten Sie Outlook neu. Mit einem Neustart von Outlook wird auf jeden Fall ein neuer Download des Offlineadressbuches ausgelöst.

Weiterführende Themen:
Microsoft KB-841273 Administering the offline address book in Outlook 2003 and Outlook 2007

Die Datenbankgröße eines Exchange 2000 Standard oder Exchange 2003 Standard ohne Service Pack 2, wie er im Windows 2000/2003 Small Business Server eingesetzt wird, ist auf 16 GB begrenzt.
Wird nun diese Datenbankgröße erreicht, reicht es nicht einfach aus einige E-Mails zu löschen, es muss auch eine Offline Defragmentierung durchgeführt werden, um die physische Datenbankgröße tatsächlich zu verkleinern. Durch die tägliche Online Defragmentierung wird nämlich nur innerhalb der Datenbank Speicher freigemacht, nicht jedoch die physische Größe der Datenbank verkleinert.

Bevor Sie jedoch eine Offline Defragmentierung durchführen, sollen Sie einige wichtige Punkte beachten, und diese in der Reihenfolge nach abarbeiten:

• Wenn eine Aufbewahrungsrichtlinie besteht, deaktivieren Sie diese, oder setzen Sie diese auf einen Tag
• Weisen Sie die Benutzer an ihr Postfach zu bereinigen
• Warten Sie bis die die eingestellte Aufbewahrungsrichtlinie abgelaufen ist, und eine Onlinedefragmentierung durchgeführt wurde (ID 7812 im Eventlog)
• Führen Sie die Offline Defragmentierung mit dem Tool eseutil durch.

Weiterführende Themen:
Microsoft KB-256352 – Online Defragmentation Does Not Reduce Size of .edb Files
Microsoft KB-328804 – How to defragment Exchange databases
Microsoft KB-192185 – Defragmentieren mithilfe des Dienstprogramms “Eseutil” (Eseutil.exe)
www.SBSPraxis.de – Konfiguration der Richtlinie für gelöschte Objekte in Exchange 2003

Mit dem Service Pack 2 für Exchange 2003 Standard, der auch im Windows 2003 Small Business Server verwendet wird, fiel u.a. auch das für viele Administratoren beengende Limit der Datenbankgröße von 16 GB.
Bevor Sie aber nur gleich das Limit auf die neue maximale Größe von 75 GB hochsetzen, bedenken Sie bitte nachfolgende, und für die Betriebssicherheit des Exchange Servers wichtige Punkte:

• Festplattengröße (die freie Kapazität sollte auf jeden die 2 fache Größe der Exchange Datenbanken betragen)
• Kapazität Ihres Sicherungsmedium
• Zeitfenster für die Sicherung, usw.

Aus diesem Grund empfehle ich Ihnen auch nur eine schrittweises Anheben der maximalen Datenbankgröße. Nach der Installation des Service Pack 2 wurde die maximale Datenbankgröße bereits auf 18 GB angehoben. Um dieses Limit nun noch weiter anzuheben ist ein Eintrag in der Registry Ihres Windows 2003 Small Business Server notwendig.

• Starten Sie dazu den Registrierungs-Editor über Start -> Ausführen -> Regedit auf Ihrem Windows 2003 Small Business Server
• Navigieren Sie zum Schlüssel HKEY_LOCAL_Machine\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\
  MSExchangeIS\Ihr_Server\private GUID
• Klicken Sie auf der rechten Seite des Naviationsfenster auf NEU -> DWORD-Wert und erstellen Sie einen neuen DWORD-Wert mit dem Namen Database Size Limit in GB .
• Aktivieren Sie den neu erstellten Wert mit Klick auf die rechte Maustaste, und wählen Sie Ändern aus dem Kontextmenü. Tragen sie dann denn gewünschten Wert für die neue maximale Datenbankgröße in dezimaler Form ein.

Sinnvoll ist es in diesem Zusammenhang gleich einen weiteren Wert in die Registry einzutragen, der in der Ereignisanzeige warnt, wenn die Datenbank einen bestimmten Prozentwert der maximalen Größe erreicht hat.
Erstellen Sie daher an gleicher Stelle wie vorher einen neuen DWORD-Wert mit dem Namen Database Size Buffer Warning in Percentage und tragen Sie bei Wert z.B. 25 ein. Dies bedeutet, dass eine Warnung (ID 9689) in die Ereignisanzeige geschrieben wird, wenn nur mehr 25% Prozent der maximalen Datenbankgröße frei sind.

Die Abfrage der Datenbankgröße erfolgt bei der täglichen Datenbankwartung (Online Defragmentierung). Die ID ließe sich mit einem geeigneten Tool abfragen, und z.B. eine Warnung (E-Mail) an den Administrator senden. Auf www.ServerHowTo.de finden Sie dazu einen hervorragenden Artikel von Götz Weinmann.

Damit die neuen Einträge auch übernommen werden, müssen Sie anschließend den Informationsspeicher neu starten.

Weiterführende Links:
Download Exchange 2003 ServicePack 2
Microsoft Technet – Database Size Limit Configuration and Management
ServerHowTo.de – Laufende Wartung eines Microsoft Exchange 2000/2003 Servers